Vuorolista nopeasti ja sujuvasti – näin tyytyväisen työnjohtajan työkalu toimii
7.9.2021
Usein tuottavan työn hallinnolliset prosessit menevät kutakuinkin näin: työnjohtaja luo vuorolistan, työntekijät tekevät kyseiset vuorot joista seuraavaksi tiedot menevät palkkoihin tai laskulle. Yrityksestä riippuen nämä tapahtuvat yhdestä järjestelmästä tai muutamasta eri paikasta. Yhteisenä tekijänä on kuitenkin työnjohtaja, joka aloittaa koko prosessin luomalla vuorolistan.
Listoihin liikenevä työaika on usein valitettavan vähäistä ja silti niiden kuuluisi olla optimaalisia; kaikkien työajan tulisi täyttyä, kaikkien tulee olla oikeissa työtehtävissä ja maksettavat lisätkin olisi hyvä pitää järkevissä määrissä. Puhumattakaan lomatoiveiden, yllättävien poissaolojen ja muiden poikkeuksien huomioimisesta vuorolistoissa. Onneksi oikeilla työkaluilla työnjohtajat voivat luoda parhaat vuorolistat suurellekin henkilöstömäärälle nopeasti, näin ollen vapauttaen työaikaansa muihin tehtäviin ja tukien yrityksen tehokkuutta.
Näin vuorolista rakentuu selkeän järjestelmän avulla
Modernissa järjestelmässä työvuorosuunnitelman teko ja hallinnointi voi näyttää esimerkiksi tältä:
1. Työnjohtaja mallintaa työvuorosuunnitelman
Työvuorot suunnitellaan niin pitkäksi eteenpäin kuin on tarve ja työnjohtajalla on selkeä yleiskuva tulevista vuoroista. Sairaspoissaolot ja lomat tulevat suoraan kalenteriin puhelimesta tai tietokoneelta. Järjestelmä hakee sinulle parhaan sijaisen ja voit lähettää vuorokutsun suoraan järjestelmästä.
2. Työntekijät leimaavat tuntinsa
Vuorolistan kulmakivi – toteutuneet työtunnit. Työntekijät merkitsevät ne puhelimesta tai päätteestä ja näet kalenterista mitkä vuorot on leimattu ja mitkä ovat leimaamatta. Jokaisen työntekijän takaa löydät myös raportteja ja kuvaajia haluamastasi datasta, esimerkiksi ylitöistä.
3. Työnjohtaja hyväksyy ainoastaan poikkeukset
Työnjohtaja tarkistaa vain poikkeavat työtunnit, esimerkiksi tapaukset joissa töitä on tehty liikaa tai liian vähän tai henkilö on ilmoittanut olevansa sairaana. Mikäli vuorot menivät suunnitellusti, voi kaikki vuorot hyväksyä automaattisesti.
Loikka manuaalisesta työstä järjestelmään
Toki järjestelmän hankinta on tärkeä päätös ja sitä ennen tulee harkita vuorojärjestelmän etuja sekä sen tuomia vastuita. Kuten aina järjestelmän hankinnassa, vuorojärjestelmän hankinnassa usein mietityttävät opettelu ja kulut. Työnjohto kannattaa ottaa mukaan jo ensimmäiseen esittelyyn jotta osataan edetä ohjelmien kanssa joiden opettelu on helppoa loppukäyttäjälle. On hyvä myös arvioida nykyisen suunnittelutyön kustannuksia, jotta osataan verrata sitä järjestelmän tuomiin helpotuksiin. Täten löydät ratkaisun joka on taloudellisesti kannattava ja helppo omaksua.
Hyvä järjestelmä nopeuttaa työnjohtajan työtä, vahvistaa muutoshallintaa ja auttaa pitämään käyttöasteen optimaalisena. Isossa kaavassa automatisoinnin suurin etu on tietenkin yrityksessä vapautunut työaika joka voidaan käyttää fiksumpaan työhön, kuten yrityksen toiminnan kehittämiseen.
Työnjohtajan ja työntekijän työ alkaa vuorolistasta ja oikeilla työkaluilla tuet yrityksesi kasvua aina prosessien alusta alkaen. Me Linkityllä tarjoamme vuorolistojen tekoon, ja kokonaisvaltaiseen toiminnanohjaukseen Suomen kehittyneimmän työkalun.