Kuinka valita työajanhallintajärjestelmä? 3 vaihetta ja yleinen kompastuskivi jonka voit välttää
Työajanhallintajärjestelmä on usein yksi yrityksen ensimmäisistä järjestelmähankkeista, joka hankitaan aikana jona ylimääräistä työaikaa ei juurikaan löydy. Tarjoajia on lukuisia – mutta samalla kiireet ja työaikalaki joka velvoittaa seuraamaan työaikaa johtaa siihen että päätöksiä täytyy tehdä nopeasti. Päätöstä helpottaaksemme kokosimme yhteen kolme vaihetta, jotka auttavat löytämään järjestelmän jolla yrityksesi työajanhallinta hoituu parhaalla mahdollisella tavalla.
1. Kartoita, mihin työajanhallintajärjestelmää tarvitaan
Siihen, mikä työajanhallintajärjestelmä on yrityksellesi oikea vaikuttaa se mihin tarkoitukseen se hankitaan. Yhdelle yritykselle riittää sisään-ulos leimaus jolla voi täyttää työaikalain seurannan vaatimukset kun taas toiselle seurannan arvo realisoituu vasta kun sen voi yhdistää vuorojen suunnitteluun tai hyödyntää projektien ja kulujen seuraamisessa. Ennen kuin ryhdyt käymään läpi eri toimittajia, on siis hyvä tehdä tilannekatsaus siitä, mitä nykyisessä seurannassa voisi olla paremmin ja mitkä ominaisuudet ovat tärkeitä uudessa ohjelmassa.
2. Selvitä, mikä on mukavin tapa hallita työaikaa
Työajanhallinnan aktiivisimmat käyttäjät ovat usein ne henkilöt jotka kirjaavat tuntejaan sinne päivittäin – ja kirjauksista koko työajanhallinnan prosessikin lähtee käyntiin. Kun työajanhallinnan digitalisointi tulee ajankohtaiseksi on kannattavaa siis käydä vuoropuhelua sitä käyttävien henkilöiden kanssa siitä, millä tavalla sitä olisi mahdollisimman mukava ja helppo käyttää. Pienemmissä yrityksissä kahvitauolla aiheesta juttelu voi riittää kun taas isommissa lyhyen, vaikkapa anonyymin kyselyn lähettäminen on oiva tapa saada esille mitä uudessa ohjelmassa pitäisi olla.
3. Vertaile eri tuottajia niin nykyisen kuin tulevan tarpeen puolesta
Vaiheet 1 ja 2 voidaan käydä usein huomaamattakin läpi järjestelmän ostoprosessin alkaessa. Pitäähän sitä tietää mitä tarvitaan ja mitä työntekijät haluaisivat myös käyttää. Sitten edetään täyttä härkää demosta toiseen ja pohditaan mikä ohjelma täyttää nykyiset tarpeet. Tässä vaiheessa kannattaa kuitenkin hengähtää ja pohtia laajemmin, miten yrityksen toivotaan kehittyvän ja minkälaisia ohjelmia tulevaisuuden tavoitteiden tukemiseksi voidaan tarvita.
Esimerkiksi uudelle henkilöstöyritykselle sisään-ulos leimaus voi riittää nykyisellään, mutta henkilömäärän kasvaessa on siitä suuri apu, jos työajanhallinnan lisäksi on digitalisoitu muitakin toimintoja, kuten vuorojen suunnitelu tai palkat. Kulujen säästö on huomattava, kun monen erillisen käyttöönottoprojektin sijaan on alussa käyty läpi yksi käyttöönotto joka kattaa monta toimintoa. Siksi on hyvä miettiä, palveleeko ohjelma joka toimii hyvin nyt yritystäsi myös tulevaisuudessa.
Kun tiedät kuinka laajaa järjestelmää yrityksesi kaipaa, miten työntekijät sitä haluaisivat käyttää ja kuinka nämä tarpeet saattavat muuttua tulevaisuudessa, on sinulla hyvä pohja lähteä harkitsemaan erilaisia työajanhallinnan järjestelmiä. Heti oikean järjestelmän löytäminen voi olla työajalle, yrityksen lompakolle ja työhyvinvoinnille kultaakin kalliimpaa ja säästää yrityksesi myöhemmältä järjestelmän vaihtoprosessilta. Valtion talous ja henkilöstöhallinnon Palkeet valitsivat tähän tarkoitukseen Linkityn.
