Työajanseuranta pähkinänkuoressa: Mitä, miksi ja miten?

Fiksusti järjestetty työajanseuranta säästää työaikaa, täyttää lain vaatimukset ja hyödyttää liiketoimintaa. Työaikalain mukaan työajanseuranta on pakollista jokaiselle yritykselle – tehtyä työtä ja siitä maksettavaa korvausta tulee seurata, ja tunti- sekä palkkakirjanpito on arkistoitava. Työajanseuranta on kuitenkin paljon enemmän kuin pelkkä lakisääteinen tehtävä. Parhaimmillaan työajanseuranta parantaa yrityksen tulosta,  lisää läpinäkyvyyttä ja vahvistaa luottamusta työnantajaan.

Mitä työajanseuranta on?

Työajanseuranta on työntekijän työhön käytetyn ajan kirjaamista ja tietojen säilyttämistä. Työajaksi lasketaan missä tahansa paikassa työhön käytetty aika. Myös etätyö on siis työaikaa. Työajanseurantaan on olemassa monia erilaisia tapoja – perinteiset tuntilaput, Excel-tiedostot, leimauslaitteet, pilvipalvelut ja mobiilisovellukset. Käytännössä työntekijät voivat leimata itsensä töihin, tauoille tai vapaa-ajalle.

Miksi työaikaa täytyy seurata?

Suomen laki antaa yrityksille melko vapaat kädet työajanseurannan käytännön järjestelyihin. Se, mitä tietoja kerätään ja miten tiedot säilytetään, on kuitenkin laissa tarkasti määritelty. TyöaikaIain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Kirjanpitolain mukaan  tunti- ja palkkakirjanpito täytyy säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisestä. 

Tietosuojalaki velvoittaa yhtiötä kertomaan, mitä tietoja työntekijöistä tallennetaan. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on pidettävä tarkasti mielessä, sillä työajanseurantaan liittyy arkaluontoisia henkilö- asiakas- ja projektitietoja. Paperilapuilla tehty seuranta tai sähköpostitse jaettava Excel-taulukkopohja altistaa inhimillisille virheille ja GDPR-rikkomuksille.

Fiksun työajanseurannan liiketoimintahyötyjä:

• Enemmän luottamusta johdon ja työntekijöiden välillä
• Parempaa läpinäkyvyyttä tehdystä työstä
• Aika- ja kustannussäästöjä
• Vähemmän tietosuojariskejä ja mainehaittoja 
• Lakien ja säädösten tarkempaa noudattamista 

Miten työajanseuranta kannattaa järjestää?

Yrityksillä on siis huomattavasti vapautta päättää, miten työajanseuranta käytännössä järjestetään. Manuaaliset, vain minimivaatimukset täyttävät ratkaisut ovat kuitenkin usein huomattavasti työläämpiä tapoja seurata työaikaa kuin sähköiset vaihtoehdot. Paperilappujen ja muiden vanhanaikaisten seurantatapojen käyttäminen voi johtaa virheisiin ja jopa GDPR-rikkomuksiin. Tietojen yhdisteleminen ja koostaminen manuaalisesti on raskasta sekä työntekijöille että esimiehille. Kun tällaiseen työajanseurantaan käytetty kokonaisaika lasketaan yhteen, huomataan usein myös sen kallis hintalappu. 

Fiksumpia tapoja järjestää työajanseuranta:

Mobiilisovellus, jossa näkyy työntekijän tiedot ja tunnit. Mobiilisovellus on ylivoimaisesti mukavin ja tehokkain tapa seurata työaikaa. Sovelluksen avulla työntekijä merkitsee tuntinsa vain muutamalla napautuksella. Tunti- ja palkkatiedot ovat aina ajan tasalla ja työntekijän ja esimiehen helposti saatavilla. Lisäksi fiksusti toteutettu mobiilisovellus tuottaa työaikatiedot automaattisesti seurantakohteineen.

Leimauslaite, josta tiedot kulkevat automaattisesti TES-tulkintaan. Leimauslaitteita käytetään usein tehdasympäristöissä tai paikoissa, joissa omat laitteet eivät ole sallittuja turvallisuus- tai muista syistä. Tällöin tehokkain tapa järjestää työajanseuranta on seinässä oleva päätelaite, joka vie tuntitiedot eteenpäin TES-tulkittaviksi. Järjestelmästä riippuen ohjelma joko tulkitsee tunnit palkoiksi automaattisesti, tai palkanlaskija laskee ne käsin päätteeseen leimattujen työtuntien perusteella.

Moderni työajanseuranta tuo työrauhaa

Parhaimmillaan yhdellä järjestelmällä hoidettu työajanseuranta helpottaa koko organisaation arkea, palkanlaskennasta laskutukseen ja henkilöstöhallintoon. Linkitä yrityksesi työt, kommunikointi ja palkat yhteen. Linkityn avulla luot HR-prosessin, josta voit olla aidosti ylpeä. Työntekijät pitävät mobiilisovelluksesta, jossa työt, palkat ja viestit ovat kaikki samassa paikassa.

Linkitystä lyhyesti:

• Suomalainen kannattavasti kasvava yhtiö, joka on työntekijöidensä omistuksessa 
• Linkityn SaaS-palvelu: HR-rekisteri, työvuorot, työajanseuranta, TES-tulkinta, palkat
• Asiantunteva, henkilökohtainen palkkapalvelu 
• Yli 14 000 käyttäjää, yli 400 000 työlokia kuukaudessa, yli 50 % vuosikasvu liikevaihdossa
• Asiakaspysyvyys 99 %. 
• Asiakkaidemme tyytyväisyys palveluun ⅘ (2022)