Yhdistä tuntikirjaus ja laskutusohjelma ja laskuta automaattisesti

9.7.2021

Laituri

Oletko miettinyt kuinka helppoa asiakkaiden laskutus olisi, jos kirjatut tunnit menisivät suoraan eriteltyinä laskulle ja vaikka mobiilisovelluksesta käsin? Se on mahdollista kun hankitte erillisten ohjelmien sijaan yhden, suoraviivaisen tuntikirjaus ja laskutusohjelman. 

Tunnit eriteltynä ja oikein

Kun tuntikirjaus ja laskutusohjelma on yhdistetty, tunnit voidaan luokitella kustannuspaikoittain tai projekteittain ja ne menevät laskulle eriteltynä toteutuneiden kirjausten mukaisesti. Näin työntekijöiden tarvitsee vain leimata työaikansa ja hyväksynnän jälkeen ohjelma lisää työtunnit oikealle laskulle. Automaation ansiosta voit siis olla huoletta laskujen paikkansapitävyydestä. 

Hyvä tuntikirjaus ja laskutusohjelma varmistaa että..

1. Tunteja on helppoa ja mielekästä leimata

Jos halutaan tarkkaa dataa tunneista laskulle, tulee tuntien leimauksesta tehdä mahdollisimman helppoa ja mielekästä. Tekemällä leimauksesta mahdollisimman mukavaa sinulla on parhaat edellytykset siihen, että tunnit leimataan ajallaan. Paras tapa tähän on valita leimaustapa josta työntekijä pitää, kuten fyysinen laite, puhelin ja tarvittaessa valita ohjelma joka on saatavilla monella eri kielellä.

2. Tunnit menevät laskulle oikein

Kirjauksissa voi aina tapahtua virheitä kuten ruokatauon lisäämisen tai uloskirjautumisen unohtuminen tai tuntipankin sallitun tuntimäärän ylittyminen. Laskuille asti nämä virheethän kuitenkaan eivät saisi näkyä. Siksi ohjelmat, joissa unohdusten sekä virheiden korjaaminen on mahdollista vaikka puhelimesta käsin ja joihin voidaan ohjelmoida sovitut tuntipankki- sekä pyöristyssäännöt ovat tärkeitä laskutuksen oikeellisuuden kannalta. Ovatko työtunnit erittäin säännöllisiä ja virheitä tulee harvoin? Hyvä ohjelma hyväksyy oikeat tunnit automaattisesti ja pyytää tarkistamaan vain poikkeukset. 

3. Asiakkaan haluama tieto on helppo lisätä laskulle

Se, millaista tietoa laskulle halutaan riippuu pitkälti asiakkaasta. Kun tiedetään tiedot jotka asiakas haluaa laskulle, voidaan usein ne ottaa huomioon jo tuntien leimaamisessa. Esimerkiksi jos tehtäviin liittyvät lisät ovat olennaista tietoa asiakkaalle, voi työntekijä itse merkitä ne tuntien leimauksessa, josta ne menevät automaattisesti myös laskulle. Tällöin lisiä tai muuta olennaista tietoa ei tarvitse kirjata ylös kahdesti. 

4. Integrointi olemassa oleviin ohjelmiin on mahdollista

Modernit ratkaisut taipuvat myös integraatioihin eri tuntikirjaus ja laskutusohjelmien välillä. Aina se ei kuitenkaan ole täysin tarkoituksenmukaista sujuvuuden tai kustannusten vuoksi. Kun harkitsette uutta ohjelmaa on siis hyvä kysyä sekä integroinnin mahdollisuuksista ja yleisemmin ohjelman kuluista ja tehdä sen pohjalta päätös, kannattaako lähteä integroimaan vanhaa ohjelmaa uuteen vai hankkia kokonaan uusi ratkaisu. Usein varsinkin pitkällä aikavälillä säästätte aikaa ja kustannuksia kun tuntikirjaus ja laskutusohjelma on samassa paketissa. 

Kirjauksesta ja laskutuksesta helppoa ja nopeaa

Yhdistämällä tuntikirjaukset ja laskutuksen saat kahdesta erillisestä prosessista helpon, virtaviivaisen toiminnon. Kun molempia voi tehdä jopa puhelimelta, on kumpaakin mukava käyttää ja aika säästyy ydintoimintaan laskujen tai kirjausten oikeellisuuden pohtimisen sijaan.

Lue lisää blogista

Työajanhallinta, paperityöt pöydällä.
28.9.2021 | Yleinen

Työnhallinta suurelle henkilöstömäärälle – näin teet sen vähemmällä vaivalla

Hyvä työnhallinta vaatii taitoa ja monen langan käsissä pitelemistä. Manuaalinen työnhallinta voi vielä onnistua kun yritys on pieni, mutta henkilöstömäärän kasvaessa muuttuu se usein huomaamatta sekalaisuudellaan huvittavista työstä liiketoimintaa hidastavaksi riippukiveksi. Lue siis nyt, kuinka teet työnhallintaa vaivattomammin.
Lue lisää »

Palkeet digitalisaatio - Linkity
14.9.2021 | Ajankohtaista

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet ottaa Linkityn käyttöön

Olemme solmineet sopimuksen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen, Palkeiden kanssa. Palkeet tuottaa talous- ja henkilöstöpalveluja valtionhallinnon virastoille, laitoksille ja rahastoille sekä n. 70 000 yksittäiselle palkansaajalle ja työllistää noin 650 ammattilaista.
Lue lisää »

Työnjohtaja Matti katsoo vuorolistaa
7.9.2021 | Yleinen

Vuorolista nopeasti ja sujuvasti – näin tyytyväisen työnjohtajan työkalu toimii

Jos luot vuorolistoja, tiedät kuinka vaativaa se voi olla - monen palasen täytyy loksahtaa juuri oikealle paikalle. Mutta miten voisit rakentaa vuorolistan helpommin? Entä kannattaako vuorojärjestelmän hankkiminen? Lue lisää ja tee vuoroistasi parhaat mahdolliset.
Lue lisää »

⇨ Pyydä esittely