Yhdistä tuntikirjaus ja laskutusohjelma ja laskuta automaattisesti
Oletko miettinyt kuinka helppoa asiakkaiden laskutus olisi, jos kirjatut tunnit menisivät suoraan eriteltyinä laskulle ja vaikka mobiilisovelluksesta käsin? Se on mahdollista kun hankitte erillisten ohjelmien sijaan yhden, suoraviivaisen tuntikirjaus ja laskutusohjelman.
Tunnit eriteltynä ja oikein
Kun tuntikirjaus ja laskutusohjelma on yhdistetty, tunnit voidaan luokitella kustannuspaikoittain tai projekteittain ja ne menevät laskulle eriteltynä toteutuneiden kirjausten mukaisesti. Näin työntekijöiden tarvitsee vain leimata työaikansa ja hyväksynnän jälkeen ohjelma lisää työtunnit oikealle laskulle. Automaation ansiosta voit siis olla huoletta laskujen paikkansapitävyydestä.
Hyvä tuntikirjaus ja laskutusohjelma varmistaa että..
1. Tunteja on helppoa ja mielekästä leimata
Jos halutaan tarkkaa dataa tunneista laskulle, tulee tuntien leimauksesta tehdä mahdollisimman helppoa ja mielekästä. Tekemällä leimauksesta mahdollisimman mukavaa sinulla on parhaat edellytykset siihen, että tunnit leimataan ajallaan. Paras tapa tähän on valita leimaustapa josta työntekijä pitää, kuten fyysinen laite, puhelin ja tarvittaessa valita ohjelma joka on saatavilla monella eri kielellä.
2. Tunnit menevät laskulle oikein
Kirjauksissa voi aina tapahtua virheitä kuten ruokatauon lisäämisen tai uloskirjautumisen unohtuminen tai saldotuntien sallitun määrän ylittyminen. Laskuille asti nämä virheethän kuitenkaan eivät saisi näkyä. Siksi ohjelmat, joissa unohdusten sekä virheiden korjaaminen on mahdollista vaikka puhelimesta käsin ja joihin voidaan ohjelmoida sovitut saldotunti- sekä pyöristyssäännöt ovat tärkeitä laskutuksen oikeellisuuden kannalta. Ovatko työtunnit erittäin säännöllisiä ja virheitä tulee harvoin? Hyvä ohjelma hyväksyy oikeat tunnit automaattisesti ja pyytää tarkistamaan vain poikkeukset.
3. Asiakkaan haluama tieto on helppo lisätä laskulle
Se, millaista tietoa laskulle halutaan riippuu pitkälti asiakkaasta. Kun tiedetään tiedot jotka asiakas haluaa laskulle, voidaan usein ne ottaa huomioon jo tuntien leimaamisessa. Esimerkiksi jos tehtäviin liittyvät lisät ovat olennaista tietoa asiakkaalle, voi työntekijä itse merkitä ne tuntien leimauksessa, josta ne menevät automaattisesti myös laskulle. Tällöin lisiä tai muuta olennaista tietoa ei tarvitse kirjata ylös kahdesti.
4. Integrointi olemassa oleviin ohjelmiin on mahdollista
Modernit ratkaisut taipuvat myös integraatioihin eri tuntikirjaus ja laskutusohjelmien välillä. Aina se ei kuitenkaan ole täysin tarkoituksenmukaista sujuvuuden tai kustannusten vuoksi. Kun harkitsette uutta ohjelmaa on siis hyvä kysyä sekä integroinnin mahdollisuuksista ja yleisemmin ohjelman kuluista ja tehdä sen pohjalta päätös, kannattaako lähteä integroimaan vanhaa ohjelmaa uuteen vai hankkia kokonaan uusi ratkaisu. Usein varsinkin pitkällä aikavälillä säästätte aikaa ja kustannuksia kun tuntikirjaus ja laskutusohjelma on samassa paketissa.
Kirjauksesta ja laskutuksesta helppoa ja nopeaa
Yhdistämällä tuntikirjaukset ja laskutuksen saat kahdesta erillisestä prosessista helpon, virtaviivaisen toiminnon. Kun molempia voi tehdä jopa puhelimelta, on kumpaakin mukava käyttää ja aika säästyy ydintoimintaan laskujen tai kirjausten oikeellisuuden pohtimisen sijaan.
