Palkanlaskennan ulkoistaminen: 5 askelta onnistumiseen
Palkanlaskennan ulkoistaminen on yleistynyt viime vuosina. Ulkoistamiseen päädytään usein esimerkiksi henkilöstöresurssien puutteen vuoksi – tarvittavaa osaamista palkkojen laskemiseen ei yksinkertaisesti ole talon sisällä. Myös vanhentuneet, elinkaarensa lopussa olevat järjestelmät voivat saada yrityksen harkitsemaan palkanlaskennan ulkoistamista. Ulkoistamisen ajurina voi olla myös se, että resurssit halutaan käyttää fiksummin – palkanlaskennan sijaan yritys haluaa keskittää työpanokset ydintoimintaansa. Mitä hyötyä palkanlaskennan ulkoistamisesta on? Ja mitkä ovat palkanlaskennan ulkoistamisen viisi tärkeintä askelta?
Palkanlaskennan ulkoistamisen hyödyt
+ Aikaa ja kustannuksia säästyy
Palkanlaskennassa riittää manuaalisia, aikaavieviä tehtäviä – on matkalaskujen ja kulukorvausten käsittelyä, tuntilappujen tulkintaa, tietojen tarkistamista, tiedonsiirtoja, ilmoituksia tulorekisteriin ja sisäistä raportointia. Usein yrityksissä ei ole päätoimista palkanlaskijaa hoitamassa tätä kaikkea, vaan palkanlaskenta on osa jonkin työntekijän laajempaa toimenkuvaa. Palkanlaskennan ulkoistamisella työaikaa vapautuu yrityksen tuottavampaan ydintoimintaan.
+ Lisää varmuutta palkanlaskentaan
Sisäinen palkkaprosessi on yleensä haavoittuvampi kuin ulkoistettu. Palkanlaskenta voi olla yhden henkilön varassa, ja osaavaa tuuraajaa on hankala järjestää. Työtä on paljon, ja samalla täytyy ylläpitää osaamista alan säädösten ja lakien suhteen. Mikäli palkanlaskennan prosessien kehittämiseen ei löydy aikaa, tuppaavat toimintatavat ja järjestelmätkin vanhenemaan. Ulkoistamalla palkanlaskennan saat turvaa, jatkuvuutta ja paremman palveluvarmuuden.
+ Suoraviivainen palkkaprosessi
Osaava palkkahallinnon kumppani auttaa, neuvoo ja tarvittaessa kyseenalaistaakin palkanlaskennan prosessia. Jotta lopputulos olisi paras mahdollinen, järjestelmää ja palkkaprosessia tarkastellaan ja parannetaan yhtenä kokonaisuutena. Kun palkat hoituvat ilman turhia tiedonsiirtoja, palkkaprosessi on asiakkaalle läpinäkyvämpi ja ymmärrettävämpi.
Viisi askelta palkanlaskennan onnistuneeseen ulkoistamiseen
Kartoita lähtötilanne
Millaiset tulevaisuudennäkymät liiketoiminnalla on? Kartoita myös talon sisällä oleva osaaminen nyt ja tulevaisuudessa.
Määrittele ulkoistamisen tavoite
Tarvitaanko kokonaista vai vain osittaista ulkoistamista?
Pohdi aikataulua
Minkä kuukauden palkanmaksusta alkaen palkkahallinto siirtyisi kumppanin hoidettavaksi? Millainen aikataulu mahdollistaa sujuvan siirtymän?
Tapaa eri palveluntarjoajia
Katso demoja eri järjestelmistä ja selvitä palveluiden sisältö.
Vertaile tarjoukset ja palvelut
Mikä sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin?
Parhaimmillaan palkkahallinnon ulkoistaminen tuo laadukasta osaamista yrityksesi käyttöön ja vähentää rutiineihin käytettävää aikaa. Modernit järjestelmät mahdollistavat täyden läpinäkyvyyden ja joustavan ulkoistamisen. Ulkoistitpa palkanlaskennan osittain tai kokonaan, yhteisessä käytössä olevasta järjestelmästä näet aina muutamalla klikkauksella palkkaprosessin tilanteen. Kun asiakas ja palkanlaskennan kumppani toimivat molemmat sovitussa aikataulussa, on ulkoistettu palkanlaskenta sujuvaa, virheetöntä ja oikea-aikaista. Joka kerta!
Jännittääkö palkanlaskennan uudistaminen?
Palkanlaskennan ulkoistaminen voi tuntua hypyltä tuntemattomaan. Voi olla pelkoa kontrollin menetyksestä, kustannuksista tai siitä, että jäisi jatkossa pimentoon palkkaprosessin yksityiskohdista. Joskus tilanne tosiaan voi olla se, että ketterien järjestelmien avulla ja prosessia pitkälle automatisoiden onkin kustannustehokkaampaa laskea palkat itse.
Uudistettiinpa palkkaprosessia millä tavalla tahansa, pitää kuitenkin aina olla valmis jonkinasteisiin muutoksiin. Muutoin uudistukset eivät todennäköisesti tuota haluttua tulosta. Ulkoistamista ei tarvitse turhaan jännittää. Osaava kumppani tekee ulkoistamisen aina asiakkaan tahdissa ja ehdoilla. Moderni järjestelmä, asiantunteva asiakaspalvelu ja ajantasainen ylläpito keventävät omaa taakkaa.
Tarinoita onnistuneesta uudistamisesta
”Meidän palkanmaksumme toimii Linkityllä virheettömästi.” – Siina Kiehelä, Head of People and Culture, Auntie Solutions Oy. Lue tarina palkanlaskennan onnistuneesta ulkoistamisesta
”Linkityn ansiosta tarvitsemme vain yhden palkanlaskijan kahden sijasta.” – Tuomas Forsberg, Talousjohtaja, Asfalttikallio Oy. Tutustu, miten modernilla järjestelmällä sisäinen palkanlaskenta saatiin toimivaksi
LINKITYLLÄ KAIKKI TYÖVUOROISTA JA TUNNEISTA PALKANMAKSUUN
Yksi järjestelmä helpottaa koko organisaation arkea, työnjohdosta henkilöstöhallintoon ja palkanlaskentaan. Linkityn avulla hoituu kaikki – työvuorot, työtunnit, TES-tulkinnat, palkat ja yhteydenpito. Työntekijätkin pitävät mobiilisovelluksesta, jossa työt, palkat ja viestit ovat kaikki samassa paikassa. Linkitystä lyhyesti:
- Suomalainen kannattavasti kasvava yhtiö, joka on työntekijöidensä omistuksessa
- Linkityn SaaS-palvelu: HR-rekisteri, työvuorot, työajanseuranta, TES-tulkinta, palkat
- Asiantunteva ja henkilökohtainen palkkapalvelu
- Yli 14 000 käyttäjää
- Yli 400 000 työlokia kuukaudessa
- Yli 50 % vuosikasvu liikevaihdossa
- Asiakaspysyvyys 99 %.
- Asiakkaidemme tyytyväisyys palveluun ⅘ (2022)
