Työnhallinta suurelle henkilöstömäärälle – näin teet sen vähemmällä vaivalla

Hyvä työnhallinta vaatii taitoa ja monen langan käsissä pitelemistä. Sitä tekevän työpöytä helposti näyttää tältä: lippulappusia työtunneista, lomapyynnöistä, palkoista, tiedostoja ympäri ämpäri tietokoneen kansioita ja sähköposti sekä tekstiviestit täynnä sumplimista vuorovaihdoista, sijaisista ja sairaslomista..

Kun henkilöstömäärät kasvavat, muuttuvat usein nämä tehtävät tylsistä, sekalaisuudellaan huvittavistakin töistä pikkuhiljaa liiketoimintaa hidastaviksi riippukiviksi. Kasvavan yrityksen tulisi kunnostaa työnhallinnan prosessit selkeiksi jo hyvissä ajoin, jotta kasvutavoitteet eivät jää täyttymättä liiallisen turhan työn vuoksi. 

Työnhallinta yhdestä ohjelmasta

Järkeistää työntekosi

Tehokkaan automatisaation avulla edellä mainitut lippulappuset, kansiot ja viestittelyt ovat koottuna sähköisenä yhdessä ohjelmassa. Hallinnolliselle työlle tulee selkeät vaiheet, tekijöille eritellyt roolit ja työnhallinnalle punainen lanka jota on hankala saavuttaa kun prosesseissa on mukana monta erillistä järjestelmää tai paperilappusiakin.

Työntekijälle muutos näkyy siinä, että hän näkee missä, mitä ja kenen kanssa hän tekee työtä ja antaa mahdollisuuden itse merkitä sekä kommentoida töitä, poissaoloja ja vastaanottaa vuoroja. Ajankohtainen tieto työstä on aina vain painalluksen päässä selkeissä kaavioissa ja taulukoissa. Mielessä kummitteleva pitkä muistilista muuttuu näin ohjelman avulla selkeäksi, tavoitteelliseksi suunnitelmaksi. 

Säästää aikaa

Ajansäästö on kiistämättä jokaisen voittoa tavoittelevan yrityksen intresseissä. Niin työn sujuvuuden kuin työnteon kustannusten puolesta. Kun työ saadaan järkeistettyä, tarvitaan ihmisen työpanosta vain niihin välttämättömiin tehtäviin ja työaika säästyy olennaisiin yritystä eteenpäin vieviin tehtäviin.

Kenenkään työt eivät kuitenkaan niin sanotusti katoa automatisaation saatosta, vaan automaatio mahdollistaa sen että työpanos voidaan kohdistaa fiksumpiin tehtäviin. Työnhallinnasta tulee tehokkaampaa ja sujuva osa yrityksen prosesseista.

Tekee työstä mukavampaa

Kun työn ohjaus ja seuranta tapahtuu kasvavissa määrin yhdestä ohjelmasta, työstä tulee helpompaa ja mukavampaa. Kuun lopun siirtotiedostojen kanssa taistelun voi unohtaa eivätkä inhimilliset unohdukset tuota niin paljoa vaivaa kun kaikki tapahtuu, ja kaiken saa korjattua, yhdestä paikasta.

Ohelmiston harkinta- ja alkuvaiheessa erilaisten integrointien pähkäily, monen logiikan opettelu ja erillisten ohjelmien yhteensovittelu voidaan jättää sikseen kun opettelette yhden sujuvan ohjelman sen sijaan.

Helpompaa työtä

Suuren henkilöstömäärän työnhallinta saadaan selkeäksi kokonaisuudeksi kun kaikki vuorojen suunnittelusta palkkoihin tiivistetään samasta ohjelmasta toimivaksi putkeksi. Katso tästä, kuinka moderni työvuorosuunnittelun ohjelmisto toimii.