Lomapalkanlaskenta ei ole ajankohtaista vain kesälomia maksettaessa. Se on laaja kokonaisuus, jossa vuosilomalaki, työehtosopimus, työaika, palkkaustapa, poissaolot, palkkalajit, lomapalkkavelka ja Tulorekisteri kietoutuvat toisiinsa.
Lomapalkanlaskenta on pöydällä vähintään neljässä vaiheessa vuotta:
- Tilinpäätöksessä: lomapalkkavelan laskenta ja jaksotus.
- Lomanmääräytymisvuoden vaihteessa: lomapäivien, palkkapohjien ja laskentasääntöjen lopullinen tarkistus.
- Lomakaudella: lomapalkkojen maksu huomioiden muutokset työajassa ja palkassa sekä niiden vaikutukset.
- Työsuhteen päättyessä: pitämättömien lomien, lomakorvausten, mahdollisten lisäävapaapäivien ja muiden TES-erien huomiointi loppupalkassa.
Tässä artikkelissa taklaamme tilanteet, jotka aiheuttavat harmaita hiuksia vuodesta toiseen: työajan ja palkan muutosten vaikutukset mm. ansainta- ja laskentasääntöihin sekä poissaolojen laskemiseen, lisävapaapäivät, osa-aikatyön erityispiirteet, lomapalkkapohja ja ns.laskennalliset erät.
1. Tunnista ensin, mitä olet laskemassa
Ennen kaavoihin syventymistä on tunnistettava, mistä lomaetuudesta on kyse. Käsitteitä ei pidä sekoittaa keskenään. Työntekijällä voi olla oikeus seuraaviin:
- Vuosiloma
- Oikeus vapaaseen
- Vuosilomaa täydentävät lisävapaapäivät
- Lomapalkka tai lomakorvaus
- Lisävapaapäivien korvaus
- Lomaraha tai muut lomapalkkaerät (jos TES tai sopimus siihen oikeuttaa. Huom! Vuosilomalaki ei määrää lomarahasta)
Sudenkuoppa: Vuosiloma ja vapaa eivät ole sama asia. Lomapalkka ja lomakorvaus eivät ole sama asia. Lisävapaapäivien korvaus ei ole vuosilomapalkkaa eikä vuosilomakorvausta.
Jo tässä kohtaa syntyy paljon virhetilanteita, jos kaikki järjestelmät eivät taivu näihin tilanteisiin ja manuaalinen tarkistus jää väliin.
2. Mitkä tekijät määrittävät lomapalkan?
Laskentaan vaikuttavat aina työntekijän palkkaus- ja ansaintasääntö, sovellettava TES sekä tilanne lomanmääräytymisvuoden päättyessä (31.3.). Vuosilomalain pääasialliset laskentasäännöt perustuvat joko kuukausi-/viikkopalkkaan, keskipäiväpalkkaan tai prosenttiperusteiseen lomapalkkaan.
Työehtosopimus (TES) ei ole vain laskennan lopussa tehtävä lisätarkistus, vaan usein koko laskennan ratkaiseva lähtökohta (esim. loma-KTA, lomarahat ja lisien huomioiminen).
3. Työajan muutos vaikuttaa lomien ansaintaan ja lomapalkkaan
Työajan muutos – pysyvä tai määräaikainen – on yksi palkanlaskennan tärkeimmistä tarkistuskohdista. Se voi muuttaa ansaintasääntöä, työssäolon veroisen ajan laskentaa ja lomapalkan laskentasääntöä.
Ansaintasäännön ja työssäolon veroisen ajan muutokset
Pääsääntöinen ansaintasääntö on 14 päivän sääntö. Jos tämä ei täyty kaikkina kuukausina, siirrytään 35 tunnin sääntöön. Jos kumpikaan ei täyty, työntekijä kuuluu vapaajärjestelmään.
Jos ansaintasääntö vaihtuu (pysyvä tai määräaikaisesti väh.4kk), myös työssäolon veroisen ajan kiintiöt (esim. sairauspoissaoloissa) on suhteutettava. 14 päivän säännössä rajat ovat työpäiviä, 35 tunnin säännössä kalenteripäiviä.
Perusmuunnokset:
- 75 työpäivää = 105 kalenteripäivää
- 30 työpäivää = 42 kalenteripäivää
Esimerkki: Saldojen muuttaminen työpäivistä kalenteripäiviksi
Työntekijä siirtyy 14 päivän säännöstä 35 tunnin sääntöön. Sairauspoissaolon 75 työpäivän kiintiöstä on käytetty 50 päivää.
- Jäljellä: 75 – 50 = 25 työpäivää
- Muunnos kalenteripäiviksi: 25 / 5 x 7 = 35 kalenteripäivää
Sudenkuoppa: Jos muunnosta ei tehdä säännön vaihtuessa, lomaa kertyy väärin, mikä vääristää suoraan lomapalkan määrää.
4. Kuukausipalkkaisen muutostilanteet vaativat tarkkuutta
Kuukausipalkkaisen lomapalkka mielletään usein helpoksi, mutta työajan ja palkan muuttuessa lomanmääräytymisvuoden aikana lomapalkka voikin määräytyä prosenttiperusteisesti (Vuosilomalaki 10 §, 4 mom). Tyypillisiä tilanteita ovat osa-aikaistamiset tai osittainen hoitovapaa.
Tärkeää on huomata, että tämä ei edellytä ansaintasäännön vaihtumista. Jo työajan ja vastaavasti palkan muutos voi vaikuttaa lomapalkan laskentatapaan.
Esimerkki: Siirtymä kokoaikatyöstä osa-aikatyöhön
Työntekijä on kokoaikatyössä (3 000 €/kk) 8 kuukautta ja osa-aikatyössä (1 800 €/kk) 4 kuukautta.
- Ansiot yhteensä: (8 kk x 3 000 €) + (4 kk x 1 800 €) = 31 200 €
- Lomapalkka (esim. 11,5 % mukaan): 31 200 € x 11,5 % = 3 588 €
- Tämä esim. on yksinkertaistettu eli esim. lomapalkat tulisi laskea pois ns. lomapalkkapohjasta.
Esimerkki: Loman pitokuukaudessa on työpäiviä ja lomapäiviä
Oletetaan, että työntekijällä on yllä olevalla kerrytyksellä 30 lomapäivää (119,60 € / lomapäivä). Elokuussa hän pitää 18 arkipäivää lomaa ja on työssä 5 päivää (osa-aikatyön 14 työpäivän kuukaudesta).
- Lomapalkka (18 pv): 2 152,80 €
- Työssäoloajan palkka (5 pv nykyisestä 1 800 € palkasta): 1 800 € / 14 x 5 = 642,86 €
- Yhteensä: 2 795,66 €
Sudenkuoppa: Palkkajärjestelmä vähentää loma-ajan palkan suoraan nykyisestä (pienemmästä) kuukausipalkasta ja maksaa lomapalkan toisella perusteella. Suora +-0-kirjaus ei toimi, jos loma on ansaittu eri työajalla.
Esimerkki: Loman pitokuukauden palkka, kun kuukausipalkkaisen työaika on muuttunut vasta lomakauden alussa.
Kuukausipalkkaisen muutostilanteissa haaste näkyy usein vasta siinä kuukaudessa, jolloin lomaa pidetään.
Työntekijä jää osittaiselle hoitovapaalle 1.6. alkaen ja työaikaa lyhennetään 20 prosenttia.
Ennen osa-aikatyötä työntekijän kuukausipalkka oli 3 500 euroa.
Osa-aikatyön alkaessa kuukausipalkka on 2 800 euroa.
Työntekijä pitää vuosilomaa 3 viikkoa ajalla 10.–30.8.
Elokuussa on 21 työpäivää, joista loman alle jää 15 työpäivää. Työntekijä on työssä 6 päivää.
Tapa 1: käytetään vakiojakajaa 25
Lomapalkka lasketaan vanhasta kokoaikapalkasta:
3 500 / 25 x 18 = 2 520,00 euroa
Työajan palkka lasketaan nykyisestä osa-aikapalkasta:
2 800 / 21 x 6 = 800,00 euroa
Palkat yhteensä:
2 520,00 + 800,00 = 3 320,00 euroa
Tapa 2: suhteutetaan loma- ja työpäivät kuukauden todellisiin työpäiviin
Lomapalkka lasketaan vanhasta kokoaikapalkasta suhteuttamalla se kuukauden työpäiviin:
3 500 / 21 x 15 = 2 500,00 euroa
Työajan palkka lasketaan nykyisestä osa-aikapalkasta:
2 800 / 21 x 5 = 800,00 euroa
Palkat yhteensä:
2500,00 + 800,00 = 3 300,00 euroa
Erotus
3 320,00 – 3 300 = 20,00 euroa.
Tämä esimerkki havainnollistaa hyvin, miksi muutostilanteessa vakiojakajan käyttö voi johtaa eri lopputulokseen kuin kuukauden todellisten työpäivien perusteella tehty suhteutus.
Kun lomapalkan ja työssäoloajan palkan perusteet ovat eri suuruiset, loman pitokuukauden palkkaa ei voi aina käsitellä suorana +-0-kirjauksena. Palkanlaskijan on tarkistettava erikseen:
- millä palkkaperusteella lomapalkka määräytyy
- millä palkkaperusteella työssäoloajan palkka määräytyy
- mitä jakajaa käytetään
- vastaako lopputulos työntekijän todellista palkkaa ja vuosilomalain mukaista laskentaa
Sudenkuoppa:
Jos järjestelmä käyttää automaattisesti vakiojakajaa 25, lopputulos voi poiketa siitä, mitä saadaan suhteuttamalla loma- ja työpäivät kuukauden todellisiin työpäiviin. Muutostilanteissa tämä ero voi olla merkittävä, joten laskelma kannattaa tarkistaa erikseen ennen maksua.
5. Loma-KTA: Työajan muutos kertoimissa
Tuntipalkkaisilla loma-KTA (keskituntiansio) on kriittinen. Jos osa-aikatyöntekijän työaika muuttuu, TES:n mukaisia kertoimia on usein suhteutettava.
Esimerkki: Osa-aikatyötä vain osa vuodesta
Työntekijä tekee 2 kk 20 h/vko ja 10 kk 40 h/vko (täysi työaika 40 h).
- Keskimääräinen viikkotyöaika: (2 x 20 h) + (10 x 40 h) = 440 h / 12 kk = 36,67 h/viikko.
- Suhteutus kokoaikatyöhön: 36,67 / 40 = 0,91675
- Jos lomapalkkakerroin on 27,8, uusi kerroin on: 27,8 x 0,91675 = 25,49
- Lomapalkka: loma-KTA x 25,49
6. Vapaajärjestelmä ja vuosiloma pidetään erillään
Jos 14 päivän tai 35 tunnin ansaintakynnys ei täyty, työntekijä kuuluu vapaajärjestelmään.
| Ominaisuus | Vuosilomajärjestelmä | Vapaajärjestelmä |
| Mitä kertyy? | Vuosilomaa | Oikeutta vapaaseen |
| Mitä maksetaan? | Lomapalkkaa | Lomakorvausta |
| Ansaintakynnys | 14 pv tai 35 h / kk | Työsuhteen voimassaolo |
Sudenkuoppa: Jos työntekijän asema muuttuu kesken vuoden vapaajärjestelmästä ansaintajärjestelmään, järjestelmä laskee kaiken samalla logiikalla. Nämä on pidettävä erillään!
7. Lomapalkassa on huomioitava muuttuvat palkanosat
Kuukausipalkkaisen lomapalkka ei aina ole pelkkä peruspalkka. Myyntiprovisiot, vuorolisät ja tuotantopalkkiot on huomioitava. Näistä lasketaan erillinen muuttuvien lisien lomapalkka keskipäiväpalkkasäännön mukaisesti.
Esimerkki: Muuttuvien lisien lomapalkka
Lisiä on kertynyt 3 780 €, tehtyjä työpäiviä 135. Kerroin on 27,8.
- Keskimääräinen päiväpalkka: 3 780 € / 135 = 28 €
- Lomapalkka lisistä: 28 € x 27,8 = 778,40 €
8. Prosenttiperusteinen laskenta ja laskennalliset erät
Prosenttiperusteisessa lomapalkassa laskentapohjaan on lisättävä myös laskennallista palkkaa poissaoloajoilta, kuten sairausloman palkattomalta karenssipäivältä.
Esimerkki: Sairausajan karenssipäivä
Päiväkohtainen palkka on 120 €. Poissaolossa on 1 palkaton karenssipäivä.
- Lisäys lomapalkkapohjaan: 120 € x 1 = 120 €
- Vaikutus lomapalkkaan (11,5 % mukaan): 120 € x 11,5 % = 13,80 €
Sudenkuoppa: Palkkajärjestelmä ottaa mukaan vain maksetut erät, ja palkattomat mutta lomaa kerryttävät päivät (kuten karenssi) unohtuvat. Tai jos sairausloma muuttuu palkattomaksi niin unohdetaan lisätä laskennallisesta palkkaa vielä lomaa kerryttävältä ajalta.
9. Lisävapaapäivät: Eivät ole tavallisia lomapäiviä
Jos työntekijän vuosiloma jää sairauden vuoksi alle 24 päivän, hänellä voi olla oikeus lisävapaapäiviin. Lisävapaapäivät eivät ole vuosilomaa, ne eivät kerrytä uutta lomaa, eikä niiltä makseta lomapalkkaa vaan korvausta.
Jos työsuhde kestää vain osan vuotta, 24 päivän vähimmäistaso suhteutetaan:
- (Työsuhteen kalenteripäivät / 365) x 24 = Suhteutettu vähimmäistaso
- Esimerkki: (183 / 365) x 24 = 12,03 päivää. Jos lomaa kertyi 8 päivää, lisävapaapäiviä on 12,03 – 8 = 4,03 päivää.
Sudenkuoppa: Lisävapaapäivät viedään järjestelmään tavallisena vuosilomana. Tällöin palkkalaji, sivukulut (vain sa-maksu) ja Tulorekisteri-ilmoitus menevät väärin.
10. Osa-aikatyön lomien kuluminen
Vuosiloma kuluu aina arkipäivinä (6 päivää viikossa). Vaikka osa-aikainen tekisi töitä vain ma–ke, viikon loma kuluttaa silti kuusi arkipäivää.
Sudenkuoppa: Lomat kulutetaan vain työntekijän työvuoropäiviltä. Tällöin lomapäiviä jää säästöön ja yrityksen lomapalkkavelka vääristyy.
11. Lomapalkkavelka tilinpäätöksessä
Lomapalkkavelka ei ole vain nappia painamalla syntyvä raportti. Yksinkertaistettu kaava on:
Pitämättömät lomapäivät x lomapäivän palkka + mahd. lomaraha + työnantajan sivukulut = Kirjanpidon kokonaisvelka.
Varmista aina, onko raportilla huomioitu mm. työaikamuutokset, prosenttiperusteiset palkat ja oikeat TES-kertoimet.
12. Akuutin hetken tarkistuslista palkanlaskentaan
Tallenna tämä lista itsellesi ennen seuraavaa palkka-ajoa, tilinpäätöstä tai loppupalkkojen laskentaa:
- Tunnistaminen: Onko kyse vuosilomasta, vapaasta vai lisävapaapäivistä?
- Säännöt: Mikä oli ansaintasääntö 31.3. ja onko se muuttunut vuoden aikana?
- Muutokset: Onko työaika tai palkkaustapa muuttunut? Tuleeko kuukausipalkkaiselle soveltaa prosenttiperusteista laskentaa?
- Palkkapohja: Onko muuttuvat lisät ja laskennalliset palkkaerät (kuten karenssipäivät) lisätty palkkapohjaan?
- Osa-aikaisuus: Kuluvatko osa-aikaisen lomat arkipäivälogiikan (6 pv/vko) mukaisesti? Onko loma-KTA:n kerroin korjattu?
- Lisävapaapäivät: Onko lisävapaapäivät erotettu vuosilomasta omalle palkkalajilleen ja ilmoitettu oikein Tulorekisteriin?
- Päättäminen: Onko loppupalkassa huomioitu kaikki avoimet palkkaerät?
Lopuksi
Lomapalkanlaskennan haastavimmat tilanteet eivät yleensä johdu siitä, ettei perussääntöjä tunnettaisi. Ne johtuvat siitä, että työntekijän tilanne muuttuu ja muutos vaikuttaa kerralla kymmeneen eri paikkaan.
Siksi lomapalkanlaskenta on asiantuntijatyötä, jossa lainsäädäntö, TES, palkanlaskentajärjestelmän logiikka ja Tulorekisteri on saatava puhumaan samaa kieltä.
Kirjoittaja: Head of Payroll Excellence Tanja Vartiainen, Linkity Oy
