Palkka on harvoja asioita, jotka koskettavat jokaista työntekijää joka ainoa kuukausi, eikä sen onnistumista yleensä kyseenalaisteta. Palkkapäivä tulee, rahat lähtevät, kuukausi vaihtuu. Juuri tämä sujuvuus on syy siihen, miksi palkkaketjun todellinen kustannus jää harvoin kenenkään pöydälle. Uusi tutkimus kysyy asian toisin päin, eli ei sitä, onnistuuko palkanmaksu, vaan sitä, kuinka paljon työtä, riskiä ja luottamusta sen onnistuminen kuluttaa.
Kysyimme asiaa 507 suomalaiselta kahdessa erillisessä tutkimuksessa, neljästä näkökulmasta: johto, esihenkilöt, palkanlaskijat ja työntekijät. Tutkimuksen toteutti IROResearch Oy Linkityn toimeksiannosta, ja tulokset raportoidaan tässä sellaisina kuin ne ovat, myös silloin kun ne eivät tue myyntiviestiä.
Tällä sivulla: Seitsemän löydöstä · Mitä kitka maksaa euroina · Missä organisaationne on nyt · 90 päivän agenda · Kysymyksiä johtoryhmälle · Lataa koko raportti
Raportista löydät:
- Seitsemän löydöstä ja yhden avainkysymyksen johtoryhmän pöytään.
- Varjokustannuslaskelman, jolla lasketaan omat luvut samalla mallilla.
- Palkkaketjun kypsyysmallin, josta oman organisaation taso selviää yhdellä kysymyksellä.
- 90 päivän agendan ja roolikohtaiset kysymykset CEO:lle, CFO:lle, CHRO:lle, COO:lle ja CIO:lle.
Kolme lukua, jotka kannattaa lukea heti:
- 88 prosenttia yrityksistä pyörittää palkkaketjua vähintään kahdella järjestelmällä.
- Palkkaketjun hallinnollinen kitka maksaa 1,79 miljoonaa euroa vuodessa tuhatta työntekijää kohden.
- 99,5 prosenttia kitka-ajasta syntyy palkanlaskennan ulkopuolella, eli siellä, missä sitä ei mitata.
Seitsemän löydöstä siitä, miksi palkkaketju tuntuu toimivan
Tutkimuksen tärkein havainto ei ole kriisi, vaan se, miksi kriisiä ei näy. Prosessi tunnetaan, järjestelmiin luotetaan ja palkkapäivä onnistuu. Sama aineisto kertoo myös hinnan, sillä pirstaleiset järjestelmät, epäviralliset kanavat ja ihmisten jatkuva korjaustyö pitävät kokonaisuuden pystyssä.
1. Nykytila toimii, koska ihmiset ovat järjestelmien välinen integraatio
Prosessin tuntee hyvin 84 prosenttia johdosta ja esihenkilöistä, ja järjestelmiin luottaa 90 prosenttia esihenkilöistä ja palkanlaskijoista. Samat vastaajat kuvaavat kuitenkin arkea, jossa kokonaisuus pysyy kasassa jatkuvalla inhimillisellä liimalla. Lähes joka toinen organisaatio paikkaa virallisia järjestelmiä Excelillä, joka neljäs jakaa palkkaan vaikuttavaa tietoa SharePointissa tai Drivessa, ja joka kahdeksas käyttää WhatsAppia.
Henkilöriippuvuutta tunnistaa 85 prosenttia johdosta ja esihenkilöistä. Kun organisaatioilta kysyttiin avoimena, miksi käytössä on useampi kuin yksi järjestelmä, vain 5 prosenttia kuvasi tietoista valintaa. Järjestelmäkartta ei ole suunnitelma. Se on kasvanut.
Johdolle: luottamus ja osaaminen peittävät haurauden. Yksi mittari riittää alkuun, eli montako epävirallista työkalua palkkaan vaikuttavassa tiedossa on käytössä juuri nyt.
2. Palkkavirhe syntyy ennen palkanlaskentaa
Kun palkanlaskijalta kysyy, mistä virheet johtuvat, vastaus ei ole ”laskimme väärin”. Se on jotain, mikä tapahtui paljon aiemmin, kuten väärä leimaus, puuttuva tunti tai myöhässä tullut tieto. 64 prosenttia palkanlaskijoista nimeää syyksi ihmisen prosessin alkupäässä, ja vain 7 prosenttia järjestelmän.
Virheen hinta kasvaa sitä mukaa, mitä pidemmälle se pääsee. Palkanlaskija käyttää keskimäärin 5,1 tuntia tiedon keräämiseen ja 1,8 tuntia virheiden selvittelyyn joka palkkakausi, ja 36 prosentilla aineiston valmiiksi saaminen vie vähintään kokonaisen työpäivän.
Johdolle: älä hyväksy selvitystä, joka päättyy sanaan ”inhimillinen virhe”. Se ei kerro syytä, vaan sen, kuka oli lähimpänä kun järjestelmä petti.
3. Esihenkilö on palkkaketjun näkymätön integraatiokerros
Poissaoloista 86 prosenttia ilmoitetaan esihenkilölle henkilökohtaisesti. Esihenkilöistä 80 prosenttia korjaa puutteellisia kirjauksia, ja joka neljäs tekee sen vähintään kymmenen kertaa kuukaudessa. 68 prosenttia toimii välikätenä työntekijän ja palkanlaskennan välillä, ja esihenkilön viikosta kuluu palkkaketjun huoltamiseen noin päivä.
Vain 16 prosenttia esihenkilöistä pitää tähän kuluvaa aikaa liiallisena. Työ on muuttunut tavalliseksi, ja juuri siksi se on vaarallinen kustannus, sillä tavallisesta ei valiteta.
Johdolle: jos haluat tietää palkkaketjun todellisen tilan, kysy esihenkilöiltä, kuinka monta kertaa viime kuussa he korjasivat, välittivät tai selittivät palkkaan vaikuttavaa tietoa.
4. Mitä ylempää organisaatiota katsoo, sitä paremmalta palkkaketju näyttää
Organisaatiovastaajista 88 prosenttia arvioi, että henkilöstön on helppo muodostaa kokonaiskuva vuoroistaan, tunneistaan ja palkoistaan. Työntekijöistä samaa mieltä on 69 prosenttia. Sama kuilu näkyy myös yhden aineiston sisällä. Ne, jotka päättävät palkkaketjun järjestelmistä, käyttävät niiden hoitamiseen 1,4 tuntia viikossa, kun taas muut käyttävät 4,9 tuntia.
Johdolle: jos johtoryhmässä tuntuu, että tämä on kunnossa, se voi olla totta. Se voi myös olla merkki siitä, että tieto pysähtyy matkalla ylös.
5. Kitka ei nouse esiin, koska sen syy nimetään väärin
Kun syy nimetään ihmiseksi, korjaus on ”ole tarkempi” eikä prosessimuutos. Palautetta pystyy antamaan järjestelmätoimittajille 85 prosenttia, ja 87 prosenttia sanoo sen otettavan hyvin huomioon. Kanava ei siis ole rikki. Se on tyhjä, koska kukaan ei ilmoita ongelmasta, jota ei koe ongelmaksi.
Johdolle: toimiva mutta hiljainen palautekanava on johtamisen kannalta huonompi kuin puuttuva, sillä se tuottaa väärän varmuuden.
6. Työntekijä ei arvioi palkkaprosessia, vaan sitä, voiko työnantajaan luottaa
Palkkojen oikeellisuuden sanoo vaikuttavan työnantajakuvaan 88 prosenttia, ja alle 35-vuotiaista näin sanoo 98 prosenttia. Silti 30 prosenttia ei näe mistään, paljonko palkkaa on tulossa seuraavana palkkapäivänä, ja 19 prosenttia ei osaa tarkistaa, onko palkka oikein.
Johdolle: jälkikäteinen palkkalaskelma ei ole läpinäkyvyyttä. Se on kuitti.
7. Kipeimmin muutosta tarvitsevat vastustavat sitä eniten, hyvästä syystä
Palkanlaskijat kantavat suurimman osan ketjun korjaustyöstä, mutta vain 17 prosenttia heistä vaihtaisi järjestelmää, vaikka suurin haaste ratkeaisi. Suurin huoli ei ole hinta, vaan tiedon ja historian siirto (29 prosenttia) sekä se, toimiiko uusi järjestelmä yhtä hyvin (29 prosenttia).
Johdolle: älä myy palkanlaskijalle muutosta. Näytä, mikä käsityö poistuu ensimmäisenä ja miten historiatieto siirretään. Ammattitaitoinen korjaamo on silti korjaamo.
Mitä hajautunut kitka maksaa euroina
Palkkaketjun kustannus ei näy yhdessä budjetissa, vaan jakautuu työntekijöille, esihenkilöille ja palkanlaskentaan. Mallin oletukset ovat avoimet, ja jokainen voi laskea omat lukunsa samalla tavalla.
| Organisaation koko | Kitka-aika vuodessa | Henkilötyövuosia | Kustannus vuodessa |
|---|---|---|---|
| 100 työntekijää | noin 6 200 tuntia | noin 3,4 | noin 180 000 € |
| 500 työntekijää | noin 30 900 tuntia | noin 17 | noin 0,9 M€ |
| 1 000 työntekijää | noin 61 800 tuntia | noin 34 | noin 1,79 M€ |
Merkittävin havainto ei ole summa, vaan jakauma. Palkanlaskennassa syntyy 0,5 prosenttia näistä tunneista, ja loput 99,5 prosenttia jakautuu minuuteiksi työntekijöiden ja esihenkilöiden päiviin. Palkanlaskennan piilokustannus ei siis ole palkanlaskennassa.
Laskentaoletukset: kokonaistyönantajakustannus sivukuluineen, työntekijä 25 €/h, esihenkilö 40 €/h, palkanlaskija 35 €/h. Yksi esihenkilö kahtakymmentä työntekijää kohden, sisäinen palkanlaskenta neljä henkilöä tuhatta työntekijää kohden. Malli olettaa kitkan skaalautuvan suoraan henkilömäärään, mutta aineiston mukaan se skaalautuu nopeammin, joten yli 500 hengen organisaatioissa tulos on aliarvio.
Palkkaketjun kypsyysmalli
Kypsyystestin ensimmäinen kysymys on yksinkertainen. Kuinka suuri osa palkkaan vaikuttavasta tiedosta voidaan tarkistaa ja korjata ennen palkka-ajoa, siis siellä missä tieto syntyy. Jos vastaus vaatii arvailua, taso on 2.
| Taso | Kuvaus |
|---|---|
| 1. Sankarityö | Palkat lähtevät, koska avainhenkilöt muistavat poikkeukset ja paikkaavat puutteet. |
| 2. Dokumentoitu mutta pirstaleinen | Prosessi on kuvattu ja järjestelmiin luotetaan, mutta tieto liikkuu montaa reittiä. Valtaosa organisaatioista on tällä tasolla. |
| 3. Integroitu ja kontrolloitu | Kriittinen tieto kulkee sovittuja reittejä, ja poikkeamat näkyvät ennen palkka-ajoa. |
| 4. Reaaliaikainen | Työntekijä, esihenkilö, palkanlaskija ja johto näkevät saman ajantasaisen totuuden. |
| 5. Ennakoiva | Poikkeamat ja kustannusvaikutukset tunnistetaan ennen kuin ne näkyvät palkassa. |
90 päivän agenda johtoryhmälle
Ensimmäinen askel ei ole tarjouspyyntö. Se on diagnoosi, ja se on ilmainen muutosjohtamisen väline jo itsessään.
| Aikajänne | Tavoite | Tuotos johtoryhmälle |
|---|---|---|
| Kuukausi 1 | Näytä todellinen ketju | Oma röntgenkuva siitä, missä työ, riski ja viive syntyvät. |
| Kuukausi 2 | Mittaa kitka | Oma varjokustannusmalli euroina, tämän raportin mallilla. |
| Kuukausi 3 | Poista yksi iso kitkakohta | Todistettu hyöty, mitattavasti vähemmän käsityötä tai kysymyksiä. |
| Kuukaudesta 4 eteenpäin | Rakenna uusi malli | Investointipäätös, joka perustuu aikaan, riskiin ja luottamukseen. |
Kysymyksiä johtoryhmän pöytään
Kuinka henkilöriippuvainen palkkaketjumme on, ja kuka sen omistaa?
Tämä on CEO:n kysymys. Henkilöriippuvuutta tunnistaa 85 prosenttia johdosta ja esihenkilöistä, mutta riski jakautuu harvoin yhdelle omistajalle.
Mitä manuaalityö ja selvittely maksavat euroina?
Tämä on CFO:n kysymys, ja vastaus löytyy raportin varjokustannuslaskelmasta yllä.
Miten palkkanäkyvyys vaikuttaa työntekijäkokemukseen ja pitovoimaan?
Tämä on CHRO:n kysymys. 88 prosenttia sanoo palkan oikeellisuuden vaikuttavan työnantajamielikuvaan, ja alle 35-vuotiaista näin sanoo 98 prosenttia.
Missä kohtaa työn, ajan ja poissaolojen tieto alkaa vääristyä?
Tämä on COO:n kysymys, ja vastaus on ketjun alkupäässä, ei palkka-ajossa.
Onko meillä yksi totuus, vai monta järjestelmää, joiden välissä ihminen toimii integraationa?
Tämä on CIO:n kysymys. 88 prosenttia yrityksistä käyttää vähintään kahta järjestelmää.
Johtoryhmän kuukausikysymys: kuinka suuri osa tämän kuun onnistumisesta perustui hyvään prosessiin, ja kuinka suuri osa siihen, että ihmiset paikkasivat sen?
Yhtenäinen palkkaketju käytännössä
Tutkimuksen johtopäätökset asettavat ratkaisulle kovat vaatimukset: yksi tietopohja työvuoroista palkkaan, kontrollit ketjun alkuun, esihenkilön kuorma alas ja työntekijälle näkymä kertymiin ajoissa. Näihin Linkity Total on rakennettu, ja se korvaa jopa viisi erillistä järjestelmää: HR, työvuorosuunnittelun, työajanseurannan, TES-tulkinnan, palkanlaskennan ja laskutuksen yhdellä alustalla.
Linkityn asiakastutkimuksen 2025 mukaan asiakkaat ovat saavuttaneet jopa 50 prosentin kustannussäästöt palkanlaskennassa. Käymme mielellämme läpi teidän arkenne kipupisteet ja näytämme, miten Linkity Total ratkaisee ne.
Tulevaisuuden palkanlaskenta ei ole nopeampi palkka-ajo. Se on palkkaketju, jossa työntekijä, esihenkilö, palkanlaskija ja johto näkevät saman kuvan samaan aikaan. Ennen palkkapäivää, ei sen jälkeen.
