Kesälomakausi on jo täydessä vauhdissa, ja monissa yrityksissä hyväksytään parhaillaan viimeisiä lomatoiveita. Yksi vuodesta toiseen kysymyksiä herättävä ajankohta on juhannusviikko.
Kun työntekijä hakee lomaa koko juhannusviikolle maanantaista sunnuntaihin, moni työntekijä ja esihenkilö laskee automaattisesti, että lomaa kuluu viisi päivää eli maanantaista perjantaihin. Vuosilomalain mukaan lomaa kuluu kuitenkin neljä päivää.
Mistä tämä johtuu, ja mitä työnantajan sekä HR:n tulisi huomioida lomanmäärittelyssä?
Vuosilomalain arkipäiväkäsite ratkaisee
Vuosilomalain mukaan vuosiloma kuluu arkipäivinä. Lain näkökulmasta myös lauantai on arkipäivä, vaikka yrityksessä tehtäisiin käytännössä pelkkää maanantaista perjantaihin sijoittuvaa työviikkoa.
Tämä on monelle työntekijälle ja esihenkilölle yllättävä sääntö, sillä arjessa lauantaita ei välttämättä mielletä työpäiväksi. Vuosilomalain näkökulmasta sillä on kuitenkin merkitystä vuosiloman kulumisen kannalta.
Juhannusviikkoon liittyy kuitenkin tärkeä poikkeus.
Lain mukaan arkipäiviksi, eli lomaa kuluttaviksi päiviksi, ei lueta sunnuntaita eikä virallisia pyhäpäiviä. Lisäksi vuosilomalaissa on erikseen nimetty kolme suomalaista erityispäivää, jotka eivät ole kalenterissa punaisia pyhäpäiviä, mutta jotka eivät silti kuluta vuosilomaa:
- juhannusaatto
- jouluaatto
- pääsiäislauantai
Tänä vuonna jouluaatto osuu torstaille.
Juhannusviikolla lomaa kuluu vain maanantaista torstaihin
Kun työntekijä on lomalla koko juhannusviikon maanantaista sunnuntaihin, vuosilomaa kuluttavat ainoastaan maanantai, tiistai, keskiviikko ja torstai.
Juhannusaatto eli perjantai sekä juhannuspäivä eli lauantai poimitaan automaattisesti pois lomalaskennasta. Näin koko juhannusviikon loma kuluttaa työntekijän vuosilomasaldosta neljä päivää, ei viittä.
Tämä on hyvä huomioida erityisesti silloin, kun lomatoiveita hyväksytään manuaalisesti tai lomia kirjataan järjestelmään useammassa osassa.
Työnantajan kannattaa varmistaa oikea lomalaskenta etukäteen
Monet nykyaikaiset HR- ja työajanseurantajärjestelmät osaavat huomioida juhannusviikon poikkeukset automaattisesti. Virheitä voi kuitenkin syntyä edelleen esimerkiksi silloin, jos lomat merkitään järjestelmään käsin tai pätkissä.
Tyypillinen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, kun työntekijä hakee lomaa erikseen juhannuksen jälkeiselle ajalle tai kun loma hyväksytään useammassa osassa. Tällöin järjestelmän asetukset ja esihenkilöiden ymmärrys vuosilomalain arkipäiväkäsitteestä korostuvat.
Virheellinen lomalaskenta voi johtaa siihen, että vuosilomasaldoa joudutaan korjaamaan jälkikäteen. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä HR:lle ja palkanlaskennalle sekä voi herättää työntekijöissä epäselvyyttä lomaoikeuden oikeasta määrästä.
Lomasuunnittelun muistilista HR:lle ja työnantajalle
Työnantajan kannattaa varmistaa, että lomasuunnittelussa ja lomien hyväksymisessä huomioidaan vuosilomalain arkipäiväsääntö oikein.
Ensinnäkin esihenkilöiden on hyvä tuntea vuosilomalain peruslogiikka: vuosiloma kuluu arkipäivinä, ja myös lauantai on lain näkökulmasta arkipäivä. Samalla on tärkeää tunnistaa ne poikkeuspäivät, jotka eivät kuluta työntekijän vuosilomasaldoa.
Toiseksi työnantajan kannattaa viestiä aiheesta avoimesti. Lyhyt muistutus intrassa, HR-ohjeistuksessa tai tiimipalaverissa voi säästää merkittävästi aikaa silloin, kun työntekijöiden lomakysymykset alkavat lisääntyä.
Kolmanneksi on tärkeää tarkistaa niin sanotut mustat vapaapäivät. Pääsiäislauantai, juhannusaatto ja jouluaatto ovat vuosilomalaissa erikseen huomioituja päiviä, eivätkä ne saa kuluttaa työntekijän vuosilomasaldoa.
Oikea lomalaskenta tukee sujuvaa palkanlaskentaa ja tasapuolista kohtelua
Vuosiloman oikea määrittely ei ole pelkkä tekninen yksityiskohta. Se vaikuttaa suoraan palkanlaskennan sujuvuuteen, työntekijöiden vuosilomasaldoihin ja työntekijöiden kokemukseen oikeudenmukaisesta kohtelusta.
Kun lomat lasketaan oikein jo suunnitteluvaiheessa, vältetään takautuvat korjaukset ja ylimääräinen selvitystyö. Samalla vahvistetaan työntekijöiden luottamusta siihen, että lomia käsitellään tasapuolisesti ja lain mukaisesti.
Juhannusviikon osalta pääsääntö on selkeä: jos työntekijä on lomalla koko viikon maanantaista sunnuntaihin, vuosilomaa kuluu neljä päivää.
Kirjoittaja: Head of Payroll Excellence Tanja Vartiainen, Linkity Oy
