Kuljetuspalvelu Fågelin HR-vastaava Vesa Sinkko kertoo, miten yksi järjestelmä korvasi kolme erillistä työkalua ja miksi yhtiön kasvu ei ole vaatinut lisää käsiä palkkahallintoon.
Kolmesta hengestä kahdeksaankymmeneen kuljettajaan
Kun Vesa Sinkko aloitti Kuljetuspalvelu Fågelilla joulukuussa 2003, yrityksessä oli hänen lisäkseen kaksi työntekijää ja neljä ajoneuvoa. Hän ajoi itse kuljetuksia, siirtyi 2010-luvun alussa terminaaliin ja sieltä ajojärjestelyyn, ja päätyi lopulta laskutukseen. Vuodesta 2013 hänen pöydälleen on kuulunut myös kuljettajien työvuorosuunnittelu. Nykyään siihen lisätään vielä HR, tarjouslaskenta, IT-asiat ja erilaiset projektit.
Yritys on kasvanut samassa ajassa Päijät-Hämeen suurimpiin kuuluvaksi yksityiseksi kuljetusalan toimijaksi. Noin 80 kuljettajaa ja 60 ajoneuvoa liikkuu nykyään kotimaakunnan lisäksi Kanta-Hämeessä, pääkaupunkiseudulla, Kaakkois-Suomessa ja Etelä-Savossa. Vuonna 2023 Fågel otti käyttöön Linkity Totalin, joka kokoaa työvuorosuunnittelun, työajanseurannan, TES-tulkinnan ja palkanlaskennan samaan järjestelmään.
Työn vaihtelevuus on Sinkon mukaan se, mikä tekee siitä mielekästä. ”Meillä on monia eri alan asiakkaita, joten kuljetettavaa tavaraa ja kuljetukseen liittyviä vaateita on monia”, hän sanoo. Omasta työstä kiinnostavinta on tarjouslaskenta, jossa etsitään Fågelille kustannustehokas ratkaisu ja asiakkaalle samalla halvempi ja laadukkaampi vaihtoehto kuin kilpailijoilta. Myös projektit, olivat ne sitten integraatioita kuljetusohjausjärjestelmään tai uusien järjestelmien käyttöönottoa, opettavat joka kerta jotain uutta.
Kuljetuspalvelu Fågel lyhyesti
- Yksityinen kuljetusalan toimija, kotipaikka Lahti
- Toimii vahvimmin Päijät-Hämeessä, reittiliikennettä myös Kanta-Hämeeseen, pääkaupunkiseudulle, Kaakkois-Suomeen ja Etelä-Savoon
- Arviolta 100 työntekijää
- Liikevaihto 8,21 miljoonaa euroa
- Linkityn asiakkaana lokakuusta 2023
- Käytössä Linkity Total: työvuorosuunnittelu, työajanseuranta, TES-tulkinta, palkanlaskenta ja leimauslaite
Palkanlaskennan työmäärä putosi kolmesta päivästä puoleen työpäivään, ilman lisäkäsiä
Ennen Linkityä Fågelilla oli käytössä kolme erillistä työkalua. Yksi hoiti työajanhallinnan, toinen palkat, ja tunnit siirrettiin järjestelmästä toiseen käsin.
Palkkojen laskeminen vei kolme täyttä työpäivää. Nyt siihen menee arviolta puoli työpäivää, ja suurin osa siitä ajasta kuluu tarkistamiseen, ei laskemiseen.
”Työntekijöiden työajankirjaus on paljon modernimpaa Linkityn tuntikirjauslaitteella, ja työaika saadaan tarkasti suoraan palkanlaskentaan”, Sinkko sanoo. ”Järjestelmä hoitaa palkanlaskennan automaattisesti. Esihenkilön tuntien hyväksynnän jälkeen meiltä vaaditaan enää tarkistus ja mahdollisten poikkeusten lisäys.”
Esihenkilöltä päivittäinen tuntien hyväksyntä vie muutaman minuutin, Sinkko kertoo. Myös työvuorosuunnittelu on nopeutunut samaa tahtia. Karkean pohjan tekeminen vei ennen noin puoli työpäivää, ja nyt se on alle tunnin työ. Virheiden ja korjauspyyntöjen määrä on samalla laskenut, koska ihminen ei enää laske yhtä paljon käsin. Sinkko ei silti jätä valvontaa yksin järjestelmän varaan. ”Palkat on silti tärkeä tarkistaa. Niitä ei voi laittaa sokkona menemään.”
Sama ajansäästö näkyy siinä, ettei palkkatiimin ole tarvinnut kasvaa yhtiön mukana. Kun Fågel kasvoi nopeasti, yhtiölle nousi kysymys, tarvitaanko palkkatiimiin vahvistuksia. Vastaus löytyi järjestelmästä, ei uusista työntekijöistä, ja yksi palkanlaskija riittää nykyään koko organisaatiolle. Kun hän on lomalla, palkanlaskennan hoitaa Sinkko itse, vaikka hänellä ei ole alan koulutusta.
”Kun minäkin, ilman mitään asiaan liittyvää koulutusta, pystyn laskemaan ja maksamaan palkat, järjestelmä on helppo käyttää”, Sinkko sanoo.
Reaaliaikainen jaksotyön seuranta oli yksi monista valintaperusteista jo ennen käyttöönottoa. Ennen joku laski manuaalisesti koko kuluvan jakson työtunnit, ja nykyään kertymätunnit tietyltä työntekijältä näkee täsmälleen Linkitystä käyttäen.
TES-tulkinta hoituu automaattisesti, myös AKT:n tiukalla tulkinnalla
Fågelilla noudatetaan AKT:n kuljetusalan työehtosopimusta, joka sisältää paljon liikkuvia osia. Kuljettajat ovat tuntipalkkaisia ja tekevät kahden viikon jaksotyötä, 26 jaksoa vuodessa, kun taas toimihenkilöt ovat kuukausipalkkaisia 12 jaksolla. Yhteensä tämä tarkoittaa yli 200 palkkalaskelmaa kuukaudessa 100 hengen yhtiössä. Mukana on vielä päivärahoja, TES:n mukaisia vapaita, seitsemällä eri reitillä kiertäviä heittomiehiä sekä alihankkijoiden ja vuokratyövoiman maksatusta, ja Linkity tulkitsee ja laskee kaiken tämän automaattisesti.
Sinkolle tämä näkyy arjessa lähinnä siinä, että TES on vuosien varrella tullut tutuksi. ”Nykyiset kuljettajat ovat hyvin tietoisia siitä, mitä TES ja laki kertovat asioista, ja he osaavat myös vaatia niitä. Se on tietenkin hyvä asia”, hän sanoo. Hän toivoisi, että koko toimiala pelaisi samoilla säännöillä, sillä kentältä kuulee yhä liikaa tarinoita palkoista, joita ei makseta oikein. Työehtosopimuksen ”keltainen vihko” löytyy edelleen hänen laatikostaan, ja hän tarkistaa siitä asioita säännöllisesti, vaikka käytössä on moderni järjestelmä.
Suurin helpotus ei ole yksi ominaisuus
Kysyttäessä suurinta yksittäistä helpotusta työssään Sinkko ei nosta esiin yhtä ominaisuutta, vaan järjestelmät kokonaisuutena. Linkity ja kuljetusohjausjärjestelmä tekevät yhdessä tiedonhausta oleellisesti nopeampaa kuin manuaalinen kaivaminen koskaan oli. Palkka tulee työntekijöille oikein ja ajallaan, eikä siihen tarvitse käyttää enää kolmea työpäivää.
Vesa Sinkko, HR-vastaava, Kuljetuspalvelu Fågel Oy
