Kysy keneltä tahansa HR-ammattilaiselta, montako järjestelmää heillä on käytössä työvuorosuunnitteluun, työajanseurantaan ja palkanlaskentaan. Vastaus on harvoin yksinkertainen. Työvuorosuunnitteluun yksi, työajanseurantaan toinen, palkanlaskentaan kolmas, ja niiden välissä Excel ja Whatsapp, joilla paikataan se, mitä mikään niistä ei tee.
Tämä ei ole poikkeus. Se on Suomen palkkaketjun röntgenkuva 2026 -tutkimuksen mukaan enemmistön todellisuus, ja ilmiötä kannattaa ymmärtää ennen kuin siihen etsitään muutosta.
Nykyistä järjestelmäkokonaisuutta ei ole rakennettu tarkoituksella
Linkityn ja Iro Research Oy:n teettämä tutkimus kertoo, että 88 prosenttia yrityksistä pyörittää työvoimanhallintaa ja palkanlaskentaa vähintään kahdella järjestelmällä, ja vain 12 prosenttia pärjää yhdellä. Kun organisaatioilta kysyttiin, miksi käytössä on useampi kuin yksi järjestelmä, vain 5 prosenttia kuvasi tietoista valintaa. Loput viittasivat historiaan, yritysjärjestelyihin tai siihen, ettei yhtä kaiken kattavaa vaihtoehtoa ollut aikanaan olemassa.
Monimutkainen järjestelmäkartta ei ole koskaan ollut suunnitelmissa. Se on muodostunut vuosien varrella.
Tästä seuraa jotain, mitä kukaan ei ole varsinaisesti päättänyt. Viralliset järjestelmät saavat rinnalleen varjotyökalut, joilla aukot täytetään. Excel 46 prosentilla, SharePoint tai Drive 24 prosentilla, WhatsApp 12 prosentilla yrityksistä. Jokainen niistä on ollut aikanaan järkevä ratkaisu johonkin yksittäiseen puutteeseen. Yhdessä ne ovat jotain muuta.
Useampi järjestelmä palkkaprosessissa on riski
Kahden tai kolmen järjestelmän organisaatioissa 29 prosenttia kertoo jonkin haasteen palkkaprosessissa toistuvan jatkuvasti. Neljän tai useamman järjestelmän organisaatioissa luku on 43 prosenttia, ja palkanlaskijoilla peräti 70 prosenttia.
Palkanlaskijoiden itsensä sanoin: ”Joutuu tuplasti tekemään molempiin. Kaikki ei ole integroitua, ei toimi yhdessä. Joutuu syöttää tietoja useaan paikkaan.”
Sama näkyy henkilöriippuvuudessa. 85 prosenttia johdosta ja esihenkilöistä tunnistaa palkanlaskennan prosessissa henkilöriippuvuutta. Tarkempi jakauma on vieläkin kiinnostavampi kuin kokonaisluku. 5 prosenttia palkanlaskijoista sanoo, ettei kukaan muu pystyisi hoitamaan heidän töitään. 36 prosenttia sanoo ”jossain määrin, mutta ei kaikkia työvaiheita.” Riski ei siis ole yksi korvaamaton ihminen, vaan osittainen sijaisuus, joka näyttää organisaatiokaaviossa katetulta mutta ei ole sitä käytännössä.
Kolme kysymystä, joilla tunnistat yrityksesi tilanteen
- Montako järjestelmää tai varjotyökalua palkkaan vaikuttava tieto kulkee ennen kuin se päätyy palkka-ajoon?
- Onko nykyinen määrä tietoisen arkkitehtuurivalinnan tulos, vai onko se vain kasvanut vuosien varrella?
- Jos yksi avainhenkilö olisi poissa kuukauden, kuinka moni työvaihe pysähtyisi?
Jos toiseen kysymykseen ei löydy selvää vastausta, tilanne on tutkimuksen mukaan tavallinen. Ja sillä on hintansa.
Mitä tästä seuraa johtoryhmälle
Järjestelmien määrä itsessään ei ole ongelma, jota kannattaa ratkaista kertaluokkaa isommalla hankkeella. Ongelma on se, ettei kukaan omista kokonaisuutta silloin kun järjestelmiä on monta. Ratkaisu ei ole yhden palikan vaihtaminen toiseen, vaan sen tunnistaminen, missä kohtaa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen ja mitä siinä siirtymässä katoaa tai vääristyy.
Tämä on yksi seitsemästä löydöksestä raportissa ”Suomen palkkaketjun röntgenkuva 2026”. Raportti sisältää myös varjokustannuslaskelman, jolla saman ilmiön hinnan voi laskea euroina.
Lue koko raportti ”Suomen palkkaketjun röntgenkuva 2026” maksutta täältä.
